Help

Om ervoor te zorgen dat je sneller de juiste informatie vindt, hebben we de inhoud van de helpfunctie al opgedeeld volgens de verschillende rollen.

Hulp nodig?

Neem contact op met het team Kadervorming

Of bel op het nummer:
(van maandag tot vrijdag van 9u tot 16u30)

+32 2 553 69 73

Veelgestelde vragen

Algemeen - registratie

Voor vragen en problemen in verband met de eID neem je contact op met het gratis nummer 1700.
Het gratis nummer 1700 is elke werkdag bereikbaar van 9 tot 19u.

Deelnemers - attest

De attesten zijn niet genummerd. De gegevens van de deelnemer worden automatisch ingevuld.
Als je alle onderdelen van je traject met positief gevolg hebt doorlopen, dan kun je via je trajectgeschiedenis je attest afdrukken. 
Kijk goed na of de verenigingen waarbij je de cursus volgde of stage liep alle administratie in de tool hebben ingebracht.
Duplicaten van attesten die op basis van de oude regeling afgeleverd zijn, kunnen alleen bij het departement worden aangevraagd via kadervorming.cjm@vlaanderen.be. 
Ja, je kan via de tool zelf je attest downloaden als PDF. De attesten blijven voor onbepaalde tijd beschikbaar in de applicatie.

Je kan je attesten ook terugvinden via ‘Mijn Burgerprofiel’. 
Nee. Sinds 1 april 2020 bestaan de trajecten in het jeugdwerk uit een cursus en een stage. Na je stage geeft de vereniging bij wie je je cursus hebt gevolgd je wel nog een eindbeoordeling, waarna je je attest kan downloaden en printen.
Bij het animatortraject ben je minimum 16 jaar oud wanneer het attest wordt uitgereikt.
Bij het hoofdanimatortraject ben je minimum 17 jaar oud wanneer het attest wordt uitgereikt.
Bij het instructeurtraject ben je minimum 18 jaar oud wanneer het attest wordt uitgereikt. 

Deelnemers - registratie

Nee, iedereen die 18 jaar is of ouder moet inloggen met zijn eID, eID-kaartlezer en pincode of een andere digitale sleutel.
> Meer info over de digitale sleutels vind je terug op de website van CSAM.
> Meer info over de itsme me app, vind je op www.itsme.be 
Er is voor deelnemers aan een kadervormingstraject geen maximumleeftijd bepaald, wel een minimumleeftijd.
Nee, dit is niet mogelijk. Er kan wel een facultatief e-mailadres worden ingegeven, dat is niet uniek.
De registratie is pas definitief wanneer het RR is ingevuld. Wanneer de jongere 18 jaar wordt, dient hij in te loggen via zijn eID en pincode of een alternatieve aanmeldmethode. Om de koppeling te kunnen maken met de eID, is een rijksregisternummer vereist.
Bij aanvang van het animatortraject moet je minstens 15 jaar oud zijn. 
Bij aanvang van het hoofdanimatortraject moet je minstens 16 jaar oud zijn. 
Bij aanvang van het instructeurtraject moet je minstens 17 jaar oud zijn. 
Hier kan je een extra e-mailadres invullen waarop je de e-mails van mijnkadervorming.be kan ontvangen. 
Bv. het e-mailadres van een ouder.
Het portfolio wordt niet goedgekeurd door het departement. De verantwoordelijkheid ligt bij de vereniging: zij moet nagaan of de gegevens overeenstemmen met de werkelijkheid. De vereniging moet dus het portfolio goedkeuren. Dat gebeurt buiten de tool om. 

Deelnemers - stage

Ja, beide stageplaatsen moeten zich registreren om aan te geven dat het om erkende stageplaatsen gaat. 
Je kan stage lopen bij een jeugdwerkvereniging. Jeugdwerk wordt in het decreet vernieuwd jeugd- en kinderrechtenbeleid omschreven als: sociaal-cultureel werk op basis van niet-commerciële doelen voor of door de jeugd van drie tot en met dertig jaar, in de vrije tijd, onder educatieve begeleiding en ter bevordering van de algemene en integrale ontwikkeling van de jeugd die daaraan deelneemt op vrijwillige basis. 

Voorbeelden van jeugdwerk zijn: een lokale jeugdvereniging, een landelijk georganiseerde jeugdvereniging, een cultuureducatieve vereniging die met kinderen en jongeren werkt, een jeugdhuis, een speelpleinwerking.

Sportverenigingen, sportdiensten, initiatieven buitenschoolse kinderopvang enzovoort komen  niet in aanmerking als stageplaats. Dat staat ook zo vermeld in het stageboekje. De enige uitzondering op deze regel zijn buurtsportverenigingen die met kinderen en jongeren werken.
Ja. Je hebt vanaf de start van je cursus drie jaar de tijd om heel je traject te doorlopen.
Neen, alleen de vereniging waarbij je een cursus hebt gevolgd en de stageplaats kunnen dat. Bezorg hen jouw KAVO-ID.

Daarover mag de stageplaats vrij beslissen.

Kadervormingsverenigingen

Voer voorlopig de naam van de trajectverantwoordelijke in. Geef de naam van de cursusverantwoordelijke in van zodra die gekend is.
Via ‘Exporteer cursussen’ kan ze een Excelbestand downloaden met vrij veel informatie. Dat bestand kan daarna door de vereniging worden bewerkt. Er kunnen ook andere gegevens worden aan  toegevoegd.
Ja. De vereniging kan ‘Deelnemers in bulk opladen’ uit een Excelbestand. Van zodra het kadervormingstraject van een vereniging erkend is, ontvangt ze samen met een login ook het Excelformat.
Dat is technisch mogelijk, maar niet aan te raden. Elke deelnemer moet op het einde van de cursus worden beoordeeld. Pas na die beoordeling kan hij of zij aan de stage beginnen. We raden aan dat alle deelnemers ten laatste tijdens het verloop van de cursus worden toegevoegd.
Neen. In bulk beoordelen kan alleen voor meerdere deelnemers aan één cursus, niet voor meerdere deelnemers aan meerdere cursussen.

Neen. De cursus blijft voor de vereniging zichtbaar op het startscherm, maar hij is in het rood gearceerd.

Neen. De deelnemer kan pas worden beoordeeld als hij of zij de volledige cursus heeft gevolgd.
Als de vereniging beschikt over het KAVO-ID van een deelnemer en deze deelnemer wil toevoegen aan een cursus, dan kan ze het portfolio inkijken en al dan niet goedkeuren. Om die reden voegt de vereniging de  deelnemers bij voorkeur vóór de start van de cursus toe aan de cursus. Doet ze dat pas achteraf, dan bestaat de mogelijkheid dat deelnemers die geen geldig portfolio hebben of die te jong zijn, de cursus tevergeefs gevolgd hebben.
Als een stageplaats een negatieve beoordeling heeft gegeven, dan kan dat niet leiden tot een positieve eindbeoordeling. De vereniging gaat best in overleg met de stageplaats om zo tot een oplossing te komen. Mocht het desondanks toch nog fout lopen, dan kan uitzonderlijk de administratie op kadervorming.cjm@vlaanderen.be worden gecontacteerd.
De KAVO-tool kent een automatische nummering toe aan de trajecten (bijvoorbeeld animator 1, 2, 3, enzovoort).

De vereniging moet voor elke cursus kunnen aantonen dat die aansluit bij het decreet, en in het bijzonder bij het aanvraagdossier op basis waarvan de vereniging een erkenning voor het kadervormingstraject kreeg. Deelnemerslijst, programma en een verantwoording van hoe er aan de competenties gewerkt wordt, vormen essentiële informatie. Deze gegevens moeten vijf jaar bewaard worden.
Zowel de stageplaats als de vereniging kunnen de stage beoordelen. Best maken de verenigingen hieromtrent afspraken met de stageplaatsen waar hun cursisten stage lopen.
Het portfolio wordt niet goedgekeurd door het departement. De verantwoordelijkheid ligt bij de vereniging: zij moet nagaan of de gegevens overeenstemmen met de werkelijkheid. De vereniging moet dus het portfolio goedkeuren. Dat gebeurt buiten de tool om.
De verantwoordelijkheid daarvoor ligt bij de cursisten zelf.

Neen. Een deelnemer kan zijn interesse tonen in een bepaalde cursus. Het is de taak van de vereniging om de geïnteresseerde deelnemer aan de cursus toe te voegen. 

Stageplaatsverantwoordelijken

Dit is afhankelijk van de foutmelding die je krijgt. 

1)     “De deelnemer is niet ingeschreven voor een cursus. Zolang dat niet is gebeurd kan hij zich niet inschrijven voor deze stageplaats.”

Contacteer de deelnemer en vraag om contact op te nemen met de vereniging waar hij de cursus volgde. De vereniging dient de deelnemer eerst aan de cursus te koppelen en te beoordelen. 

2)    “Deze deelnemer is nog niet geëvalueerd voor de cursus.”

Contacteer de vereniging waar de deelnemer de cursus volgde. De vereniging dient de deelnemer eerst te beoordelen voordat deze aan de stageplaats gekoppeld kan worden. 

3)    “Deelnemer gevonden. Deze persoon heeft alle 50 uren opgebruikt om stage te lopen.”

Een deelnemer dient 50 uur stage te volbrengen. Dit kan bij verschillende stageplaatsen, maar het totaal aantal uren dient steeds 50 te zijn. 

Neem contact op met de deelnemer om uit te klaren waar het probleem zich situeert (verkeerd aantal uren of een koppeling met een verkeerde stageplaats). Neem daarna contact op met kadervorming.cjm@vlaanderen.be.

4)    “De id is niet in formaat: 123456-78”

Typ het KAVO-id in het correcte formaat (xxxxxx-xx).
Neen. Alleen voor de stage van instructeur kan de stageplaats het volgende vakje aankruisen: "Tijdens specifieke vormingssessies (enkel voor instructeurs)", omdat het dan om vorming gaat.
Ja, in de tool wordt een cursist aan de verschillende stageplaats gelinkt. Hierbij wordt telkens het aantal uren ingegeven. De som van het aantal uren moet steeds 50 uur zijn.

Neen. Alleen initiatieven die aan jeugdwerk doen, komen in aanmerking als stageplaats. Jeugdwerk wordt in het decreet vernieuwd jeugd- en kinderrechtenbeleid omschreven als: sociaal-cultureel werk op basis van niet-commerciële doelen voor of door de jeugd van drie tot en met dertig jaar, in de vrije tijd, onder educatieve begeleiding en ter bevordering van de algemene en integrale ontwikkeling van de jeugd die daaraan deelneemt op vrijwillige basis. Voorbeelden van jeugdwerk zijn: een lokale jeugdvereniging, een landelijk georganiseerde jeugdvereniging, een cultuureducatieve vereniging die met kinderen en jongeren werkt, een jeugdhuis, een speelpleinwerking.

Sportverenigingen, sportdiensten, initiatieven buitenschoolse kinderopvang enzovoort komen  niet in aanmerking als stageplaats. Dat staat ook zo vermeld in het stageboekje.  De enige uitzondering op deze regel zijn buurtsportverenigingen die met kinderen en jongeren werken. 
Aangezien er in de eerste versie van de online tool geen rijksregisternummer werd gevraagd aan de stageplaatsverantwoordelijken, moet de koppeling van het account aan de eID handmatig gebeuren. Dit doe je aan de hand van de volgende stappen:

1.          Klik op ‘Aanmelden zonder eID’
2.         Log je voor de laatste keer in met je e-mailadres en wachtwoord
3.         Vul eenmalig je rijksregisternummer in
4.         Log uit.
5.         Log opnieuw in, maar deze keer met je eID via ‘Aanmelden met eID’. 

Je account is gekoppeld. 

Het is mogelijk om meerdere stageplaatsverantwoordelijke toe te wijzen aan een stageplaats.
Er wordt echter aangeraden om het aantal te beperken tot de personen die verantwoordelijk zijn voor de administratie en die een zicht hebben over de hele stageplaats en de verschillende stagebegeleiders en stagiairs. 
De stagebegeleider begeleidt de stage van de jongere ter plaatse. Hij/zij vult het stageboekje in. Een stagebegeleider moet aan bepaalde vereisten voldoen.  
De stageplaatsverantwoordelijke beheert de stageplaats in de KAVO-tool en brengt de online beoordeling van de jongere in orde.  
Deze twee functies kunnen ook door één persoon worden opgenomen.
Zowel de stageplaats als de vereniging kunnen dat doen via de tool. 
Beide kunnen dit doen. Als de koepelvereniging beschikt over alle informatie, dan kan zij dit doen voor haar lokale afdelingen.